当你不知道他们会问什么问题时，你怎么准备考试呢？准备工作面试有点像猜谜游戏。幸运的是，大多数招聘经理坚持许多相同的行政助理面试问题和主题。行政助理(EA)本质上是一份适合度至关重要的个人工作——我知道这一点，因为这是我大学毕业后的第一份工作。

我的老板从来没有雇佣过EA，我也从来没有。在我的采访中，他的第一个问题是，“你对这件事(指着他满是文件的桌子)有什么感觉？”我得到了这份工作(并整理了论文)，但我们肯定都可以从更好的面试问题中受益，更早地建立期望。

深入这些问题，为你的下一次行政助理面试做好准备。

怎样才能成为一名优秀的行政助理？

最好的ea足智多谋，独立工作，创造解决方案。他们应该以流程为导向，精通数字技术，并能自如地处理物流。在保持坚定和果断的执行官把关人的同时，职业经理人需要有良好沟通的外交手腕。

阿里·施万克，首席执行官HubSpot咨询公司简单战略已经雇佣了几名虚拟助理来帮助她完成从研究演讲约定到管理收件箱和在社交媒体上发布的任务。随着时间的推移，她发现她需要一个拥有数字软件技能的人，这个人可以在没有太多指导的情况下迅速投入进来。

“找到一个能帮我发现机会的人很重要，”她建议道。“这对我很有帮助，因为我的助理了解了我的生活和习惯，她可以提出让我的生活更轻松的建议。”

什么是行政助理面试问题？

行政助理面试问题是面试官在EA面试中可能会问应聘者的问题。求职者可以使用这个列表来准备工作面试，即使确切的问题各不相同。招聘经理可以使用EA面试问题来设计更好的面试流程，并找到最适合他们的工作。

行政助理的20个面试问题和答案

我们整理了面试官在EA面试中最常问的问题，以及为什么这些问题很重要，你应该如何回答。面试问题通常分为三类:

关于硬技能的问题询问您使用不同工具的体验，非常简单。

关于软技能的问题像沟通或活动策划就稍微复杂一点。展示你的软技能，在你思考某个情况或分享某项成就的过程中展示它们。

行为问题是面试中最棘手的问题，通常以“告诉我一次……”或“你会如何处理……”开头候选人应该准备三到五个关于他们取得的成就或遇到的困境的轶事，这样他们就可以适应任何行为问题

无论你申请的是虚拟助理还是传统的行政助理，在你的招聘过程中，你都会遇到以下20个问题。

1.说说你自己吧。

为什么它很重要:这个问题通常是第一个被问到的问题，可能会让应聘者犯错。嗯…你想知道我的生活故事吗？这很重要，因为这是你第一次发言并留下好印象的机会。

第一印象偏差是真实的:许多人在面试的第一分钟就做出判断，这可能会影响接下来的招聘过程。

如何回答当前位置这个问题更像是一个破冰的问题，所以用乐观的语气保持简洁。你的自我介绍应该不超过20秒，并且应该分享你简历和求职信的亮点。

比如“你好，我是____。我是____专业人士，在____和____行业有_ _ _ _年的工作经验。”

你可以添加一个简单的个人信息，比如你在哪里长大或者你在哪里上学，但仅此而已。最重要的是，不要东拉西扯！

2.你为什么想在这家公司工作？

为什么它很重要:公司用这个问题寻找一件事:他们想知道你花时间研究公司做什么。

对于一个EA来说，这表明你主动为面试做准备，并且你可以在网上找到并分析基本信息。

如何回答字体这个问题没有确切的正确答案，因为每个人都不一样。如果为一个以使命为基础的组织工作对你来说很重要，看看公司的新闻编辑室，看看是否有你可以提及的令人兴奋的创新或他们的使命。

例如，如果你认识某个在某家公司工作的人，并推荐他们为雇主，那么推荐这家公司的良好声誉也是不错的。

3.你为什么认为自己很适合这份工作？

为什么它很重要:这是面试官用来看你是否做了调查并仔细阅读了职位描述的另一个问题。这也是一个完美的设置问题，让你的电梯推销，为什么你的技能与EA的工作相匹配。

如何回答:分析职位描述，找出他们引用的前两三项技能或特征。准备一个简短的介绍，说明你在过去的工作中是如何运用这些技能的。

例如:“你说你在寻找很强的书面交流能力。作为一名首席执行官的助理，我代表他撰写员工备忘录和电子邮件，并起草发给数千名股东的新闻稿。

4.你为什么考虑离开现在的职位？

为什么它很重要字体所有的招聘经理都想知道候选人离开前雇主背后的“原因”。这个问题很棘手，因为你不能总是直截了当地说出真正的原因(比如寻找更好的报酬)。

如果回答得好，它会让你变得聪明和有野心。如果回答不好，你可以把自己描绘成一个跳槽者或者一个很难共事的人。

如何回答:尽可能真实地回答问题，同时保持机智。如果你的前一份工作是一个糟糕的工作环境，老板也很糟糕，你可以说，“我正在寻找一个有积极工作环境的雇主，在那里我可以真正地作为团队的一员参与并做出贡献。”

永远把你的重点放在积极的、前瞻性的目标上，而不是向后看。谈论你想培养的不同技能也是很好的，这些技能是你在以前的工作中无法培养的——这表明你想继续成长为一名专业人士。

确保你不会掉进诋毁前雇主的陷阱。保密对职业介绍所来说非常重要，这对于招聘经理来说通常是一个巨大的危险信号。

5.你引以为豪的成就是什么？

为什么它很重要:这个问题让你自我吹嘘！你的答案将显示你重视什么，以及你如何衡量成功。

如何回答:同样，这个问题没有正确的答案。试着想出一些表现出强烈EA特征的东西，比如足智多谋和组织能力。无论您选择哪种技能，请使用星形方法展示你的过程以及你如何衡量它是否成功。

如果你是这个行业的新手，你可以选择一项工作之外的成就，比如为慈善机构筹集资金或者在你的大学创办一个俱乐部。

6.你如何组织你的时间和任务？

为什么它很重要当前位置当组织能力不是大多数高管的强项，或者当需要组织的事情数量超过他们能够处理的数量时，大多数高管都需要雇用一名助理。他们想知道你能处理好每一件事而不掉以轻心。

如何回答:你可以展示你是如何使用谷歌文档、Excel或项目管理软件组织任务和信息。如果你有一个行之有效的时间管理流程，解释它是什么，以及你如何实施它。

专业提示: 查看时间管理技巧来自HubSpot自己的EA。

7.你愿意加班吗？

为什么它很重要:每个公司都不一样，但EAs偶尔会在工作时间之外工作，以适应快节奏领导者的需求，这是很常见的。一开始就建立这种期望可以决定这对双方是否合适。

如何回答:让面试官知道你是否很灵活，但是要平衡这一点，尽早设定界限。这是一个用你自己的几个问题来扭转这个问题的好时机。

对于这个职位的人来说，加班是例外还是常态？

工作时间之外查收邮件有什么期待？

在这个职位上，一个人的典型工作时间是多少？

8.你会如何处理多位经理分配给你的、需要在一天内完成的几项重要任务？

为什么它很重要:对于EAs来说，支持一个以上的高管是很常见的，所以这种情况可能会经常出现。即使只有一个经理，你可能在某一天会有很多请求，他们想知道你会如何处理。

如何回答:高管们想知道你能同时处理多项任务，并应对相互竞争的优先级的压力。他们也在寻找沟通技巧。如果你意识到分配给你的每件事都无法完成，你将如何向所有相关人员传达这一点？

9.说说你在工作中犯的一个错误。你是怎么修好的？

为什么它很重要:没有哪个经理指望你完美无缺。这个问题衡量当你第一次做错事情时，你将如何解决问题和承担责任。

如何回答:要诚实。考虑选择一个你第一次做某件事的时间，来展示你如何从经验中学习和成长。不过，不要做得太过火:坚持那些对你的老板影响较小而不是较大的例子。

10.你如何处理工作场所的冲突？

为什么它很重要:对任何人来说，这都是一个好问题，尤其是EAs，因为他们需要与整个公司的许多人一起工作。雇主想知道你可以和各种各样的人一起工作。

如何回答:举一个相关的具体例子，说明如果你与同事发生冲突，你会采取什么措施。这可以是具体的，也可以是假设的。

例如，“如果我对同事在会议上对我说话的方式感到沮丧，我会私下接近他们，让他们知道他们的话让我感觉如何。我会倾听他们的意见，从他们的角度看我是否遗漏了什么，然后制定一个前进的计划。”

11.你为改进流程所做的事情的例子是什么？

为什么它很重要:创建和维护流程对于EAs来说非常重要。这是一个你如何思考的例子，可以显示你的主动性。

如何回答:你有没有为某些东西创建一个新的组织系统，比如颜色编码或收件箱中的文件夹？你改进了一个无效的系统或者实现了一个新的软件吗？这些都是EA面试的绝佳例子。

12.告诉我你以前在活动策划/管理日历/管理收件箱方面的经验。

为什么它很重要:许多高管在对他们来说很重要的领域寻找直接经验，因为他们根本没有时间进行大量培训——这就是他们需要助手的原因。常见的例子包括活动规划、行程安排、社交媒体管理和管理收件箱。

首席执行官阿里·申克(Ali Schenke)分享说，她越来越重视有相关软技能直接经验的助理，因为他们可以更快地进入角色:“我以前有过助理助理，这比试图雇用一个没有为快速移动的领导者担任行政助理的人要成功得多。”

如何回答:如果你有这方面的经验，请分享你的熟练程度，以及你在该领域做过的工作的几个例子(比如策划一次会议)。

如果你在他们寻找的领域没有工作经验，你可以分享工作之外的任何经验(比如你如何为学校俱乐部策划活动)，或者你可以陈述你将如何应对挑战。

例如，“我以前没有策划过大型活动，但我会这样做…”

13.你使用微软Excel/Word/Powerpoint/Zoom的体验如何？

为什么它很重要正如我们所报道的，高管们没有时间坐下来一步一步地教他们的助理如何工作。

如何回答:如果您有使用该工具的经验，请分享您是如何使用它的以及您的专业水平。就像上面的问题，没有特定软件的经验并不意味着你不会得到这份工作。

相反，分享你如何快速学会使用软件平台，以及你如何自学一项新技能。

14.你未来五年的职业目标是什么？

为什么它很重要:你的主管希望看到你认真对待这个职位，不会在被录用的几个月内跳槽。这个问题可能很棘手，因为虽然很少有雇主希望看到雄心，但大多数雇主希望看到对长寿的承诺。

如何回答:回答这个问题的关键是让你的回答保持模糊。如果你不认为自己在五年后会在那个职位或公司，给出一个集中在你想掌握的技能上的答案。

例如，“在接下来的两年里，我想让自己沉浸在掌握这个职位的所有方面，并在整个公司建立关系。在接下来的两到三年里，我希望培养自己的内部沟通和公共关系技能，这样我就能进一步为管理层做出贡献。”

15.如果一个愤怒的客户试图联系你的主管，你会怎么处理？

为什么它很重要:销售人员、客户以及你能想到的任何人都有可能试图联系高管，向他们抱怨或推销一些东西。

如何回答:向你的招聘经理介绍你会采取哪些措施让这个人冷静下来，并传达一个信息，或者让他去另一个部门，比如客户服务部。

招聘经理希望看到你能在压力下保持冷静和机智，同时保护老板的时间。

16.你会如何对比你级别高的人说“不”？

为什么它很重要就像上面的问题一样，你有时需要对员工进行内部管理，以保护老板的利益。例如，有人可能想在那天和你的老板见面，但是他们的日程安排不允许。

如何回答再一次，描述你将如何对某人表现出机智，如果他们的要求不可能实现，你将如何找到其他方法来满足他们。使用这样的短语，“我不能做X，但是我能做的是……”

17.告诉我一次你为了一个项目而超越自我的经历。

为什么它很重要正如我们所报道的，EAs应该能够在没有太多监督的情况下运行，并多做一点来帮助他们的老板节省时间和解决麻烦。

如何回答:想一个你做了没有要求你做的事情的例子。从观察需求开始，然后你采取了什么行动，结果是什么。由于成为一名EA是一项个人工作，超越并不总是适用于工作任务。

有一次，我去健身房接我老板的妻子，她的车在停车场被偷了，而我的老板正在开会。当他结束那些重要的客户会议时，问题已经解决了。

18.你能告诉我一个你必须跳出框框思考的作业吗？

为什么它很重要当前位置除了遵循指示和多做努力，招聘经理还想知道你能用创造性思维解决问题。对于一个EA来说，没有两天是一样的，你永远不知道你会面临什么样的挑战。

如何回答:用明星法讲一个你遇到一个不寻常的问题，并用不寻常的方法解决它的故事。在网飞秀“打电话给我的经纪人！，“有一集，一个经纪人不小心重复预订了他的一个演员。

为了避免毁约，EA Noémie用她高超的调度技巧，草拟了一份制作时间表，让他在两次拍摄之间来回穿梭。

19.你对暧昧的容忍度是多少？

为什么它很重要:雇主希望看到EA能够收集和分析信息，并做出判断，即使他们没有所有的拼图。一种更含蓄的提问方式可能是，“你在什么样的环境中工作得最好？”他们希望看到你能在一个并非事事都有明确指示的环境中茁壮成长。

如何回答:举例说明如果任务不明确，你将如何收集更多信息。如果分享一个真实工作环境中的轶事，讨论你是如何保持灵活性或者从你所犯的任何错误中吸取教训的。

20.能说说你遇到过的最好的老板吗，为什么？

为什么它很重要当前位置这个问题是在探讨合适的问题。你的招聘经理想确定你会接受哪种类型的管理风格，以及这种风格是否与他们的相匹配。

如何回答:分享你共事过的最好的老板的特点，你从他们身上学到了什么，或者你为什么喜欢和他们一起工作。

做好准备

申请行政助理职位时，找到一个合适的角色是至关重要的。复习上面的问题，练习诚实回答。从那里，你可以找到一个符合你工作风格的高管，并获得这个职位。